La factura electrónica se ha convertido en un elemento clave para la gestión eficiente de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). En un entorno donde la digitalización avanza de manera imparable y las normativas evolucionan hacia la automatización de procesos administrativos, contar con una solución adaptada a estas exigencias ya no es una opción, sino una necesidad.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se genera, emite y almacena de forma electrónica. Su formato suele estar estructurado en XML, Facturae o PDF, según la normativa de cada país, permitiendo su integración con los sistemas de gestión empresarial.
En España, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre) establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para transacciones entre empresas y autónomos, con el objetivo de mejorar la trazabilidad y combatir el fraude fiscal. Además, el Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos técnicos que deben cumplir las soluciones de facturación digital.
Existen dos tipos principales de factura electrónica:
- Formato no estructurado: Se trata de facturas en PDF o imágenes escaneadas que requieren procesamiento manual o software OCR para su lectura.
- Formato estructurado: Facturas en XML o Facturae, que pueden ser leídas y procesadas automáticamente por programas de contabilidad y facturación.
Por qué debes implementar la factura electrónica en tu PYMEs
La implantación de la factura electrónica no solo responde a una obligación legal, sino que supone un avance en la optimización de procesos empresariales. Qué aporta a la empresa:
- Eficiencia operativa: La automatización de la facturación reduce tiempos de gestión y minimiza errores humanos.
- Cumplimiento normativo: Evita sanciones y garantiza la correcta aplicación de la legislación vigente.
- Seguridad y trazabilidad: Disponer de un registro digital evita la pérdida de documentos y facilita auditorías internas.
- Sostenibilidad: Disminuye el uso de papel y contribuye a la digitalización empresarial.
Obligaciones legales y requisitos
El marco normativo en muchos países exige la emisión de facturas electrónicas en determinadas transacciones. En España, la factura electrónica será obligatoria a partir de 2025 para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros, y a partir de 2027 para el resto de PYMEs y autónomos.
Para cumplir con la normativa, una PYME debe:
- Implementar un software de facturación electrónica compatible con la legislación vigente.
- Incluir todos los datos fiscales requeridos de manera estructurada, como número y serie de factura, identificación de emisor y receptor, NIF, fecha de emisión y descripción del servicio.
- Incorporar un código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” en las facturas, según lo establecido en el Reglamento Verifactu.
- Utilizar los canales oficiales para la emisión de facturas a administraciones públicas y clientes (como FACe en España).
Claves para una implantación eficiente
Desde nuestra experiencia como consultoría, sabemos que la transición a la factura electrónica puede parecer un reto, pero con la ayuda de expertos se convierte en un proceso sencillo y beneficioso. Para una implantación exitosa, es recomendable:
- Seleccionar la solución adecuada: Existen numerosas plataformas que permiten la facturación electrónica. La clave está en elegir la que mejor se adapte a las necesidades del negocio y que permita una escalabilidad futura. En RRM recomendamos tanto SAGE como ODOO como soluciones de confianza.
- Integrarla con sistemas existentes: Una buena implementación debe facilitar la conexión con el ERP, CRM u otros sistemas de gestión para evitar duplicidades y optimizar procesos. En RRM somos muy conscientes de la importancia de este factor.
- Capacitar al equipo: La tecnología es una herramienta, pero su aprovechamiento depende del conocimiento de quienes la utilizan. Es clave formar a los responsables de administración para garantizar un uso eficiente.
- Garantizar la seguridad y el almacenamiento adecuado: La legislación exige la conservación de facturas electrónicas durante un periodo determinado. Contar con un sistema que garantice accesibilidad y seguridad es fundamental.
Prepárate para la factura electrónica
Evita multas y empieza a emitir facturas electrónicas.
La facturación electrónica es más que un requisito legal; es una oportunidad para modernizar y optimizar la gestión empresarial. Las empresas que adoptan estas soluciones no solo cumplen con la normativa, sino que se benefician de una operativa más eficiente y segura.
Con plazos de obligatoriedad ya establecidos, la planificación y adopción temprana de estas soluciones evitará imprevistos y facilitará una transición ordenada al nuevo modelo digital.