La factura electrònica s'ha convertit en un element clau per a la gestió eficient de les petites i mitjanes empreses (Pimes). En un entorn on la digitalització avança de manera imparable i les normatives evolucionen cap a l'automatització de processos administratius, comptar amb una solució adaptada a aquestes exigències ja no és una opció, sinó una necessitat.
Què és la factura electrònica?
La factura electrònica és un document digital amb la mateixa validesa legal que una factura en paper, però que es genera, emet i emmagatzema de manera electrònica. El seu format sol estar estructurat en XML, Facturae o PDF, segons la normativa de cada país, permetent la seva integració amb els sistemes de gestió empresarial.
A Espanya, la Llei Crea i Creix (Llei 18/2022, de 28 de setembre) estableix l'obligatorietat de la facturació electrònica per a transaccions entre empreses i autònoms, amb l'objectiu de millorar la traçabilitat i combatre el frau fiscal. A més, el Real Decret 1007/2023 fixa els requisits tècnics que han de complir les solucions de facturació digital.
Existeixen dos tipus principals de factura electrònica:
- Format no estructurat: Es tracta de factures en PDF o imatges escanejades que requereixen processament manual o programari OCR per a la seva lectura.
- Format estructurat: Factures en XML o Facturae, que poden ser llegides i processades automàticament per programes de comptabilitat i facturació.
Per què has d'implementar la factura electrònica en la teva Pimes
La implantació de la factura electrònica no sols respon a una obligació legal, sinó que suposa un avanç en l'optimització de processos empresarials. Què aporta a l'empresa:
- Eficiència operativa: L'automatització de la facturació redueix temps de gestió i minimitza errors humans.
- Compliment normatiu: Evita sancions i garanteix la correcta aplicació de la legislació vigent.
- Seguretat i traçabilitat: Disposar d'un registre digital evita la pèrdua de documents i facilita auditories internes.
- Sostenibilitat: Disminueix l'ús de paper i contribueix a la digitalització empresarial.
Obligacions legals i requisits
El marc normatiu en molts països exigeix l'emissió de factures electròniques en determinades transaccions. A Espanya, la factura electrònica serà obligatòria a partir de 2025 per a empreses amb una facturació superior a 8 milions d'euros, i a partir de 2027 per a la resta de Pimes i autònoms.
Per a complir amb la normativa, una PIME deu:
- Implementar un programari de facturació electrònica compatible amb la legislació vigent.
- Incloure totes les dades fiscals requerits de manera estructurada, com a número i sèrie de factura, identificació d'emissor i receptor, NIF, data d'emissió i descripció del servei.
- Incorporar un codi QR i la frase “Factura verificable en la seu electrònica de la AEAT” en les factures, segons el que s'estableix en el Reglament Verifactu.
- Utilitzar els canals oficials per a l'emissió de factures a administracions públiques i clients (com FACe a Espanya).
Claus per a una implantació eficient
Des de la nostra experiència com a consultoria, sabem que la transició a la factura electrònica pot semblar un repte, però amb l'ajuda d'experts es converteix en un procés senzill i beneficiós. Per a una implantació reeixida, és recomanable:
- Seleccionar la solució adequada: Existeixen nombroses plataformes que permeten la facturació electrònica. La clau està a triar la que millor s'adapti a les necessitats del negoci i que permeti una escalabilitat futura. En RRM recomanem tant SAGE com ODOO com a solucions de confiança.
- Integrar-la amb sistemes existents: Una bona implementació ha de facilitar la connexió amb el ERP, CRM o altres sistemes de gestió per a evitar duplicitats i optimitzar processos. En RRM som molt conscients de la importància d'aquest factor.
- Capacitar a l'equip: La tecnologia és una eina, però el seu aprofitament depèn del coneixement dels qui la utilitzen. És clau formar als responsables d'administració per a garantir un ús eficient.
- Garantir la seguretat i l'emmagatzematge adequat: La legislació exigeix la conservació de factures electròniques durant un període determinat. Comptar amb un sistema que garanteixi accessibilitat i seguretat és fonamental.
Prepara't per a la factura electrònica
Evita multes i comença a emetre factures electròniques.
La facturació electrònica és més que un requisit legal; és una oportunitat per a modernitzar i optimitzar la gestió empresarial. Les empreses que adopten aquestes solucions no sols compleixen amb la normativa, sinó que es beneficien d'una operativa més eficient i segura.
Amb terminis d'obligatorietat ja establerts, la planificació i adopció primerenca d'aquestes solucions evitarà imprevistos i facilitarà una transició ordenada al nou model digital.